Quản lý kho hàng bằng file Excel

Quản lý kho hàng bằng file Excel: Kho hàng là nơi diễn ra các hoạt động  nhập và xuất hàng, các bước quản lý hàng hóa, chuyển hàng, kiểm kho ,… Vậy quản lý kho hàng bằng file Excel là  gì? Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây.

Quản lý kho hàng bằng file Excel là gì?

Quản lý kho hàng bằng file  Excel là việc sử dụng phần mềm  File Excel để làm công cụ quản lý hàng hóa, làm báo cáo kho một cách dễ dàng và hiệu quả. Bằng cách này doanh nghiệp có thể kiếm soát được số lượng hàng hóa mà không cần phải trải qua các công đoạn phức tạp như việc sử dụng văn bản hay giấy tờ.

Các ưu điểm quản lý kho bằng Excel

• Excel là phần mềm được sử dụng để làm báo cáo hoặc lập ra những yêu cầu về tiêu chuẩn cũng như các mục đích khác thuộc quản lý kho hàng
• Đây là công cụ đơn giản và dễ sử dụng, mọi thao tác đều có thể thực hiện một cách dễ dàng
• Chi phí để sử dụng phần mềm bằng 0.
• Có thể thực hiện bán hàng một cách đơn giản ở đây
• Đượcbổ trợ sẵn nhiều công thức tính toán doanh số bán hàng và các phép tính về lợi nhuận,…
• Thao tác trực tiếp trên database để sửa lại các giao dịch nhập xuất, thông tin hàng hóa và khách hàng
• Dễ dàng tạo thêm báo cáo ở nhiều thời điểm khác nhau

Nhược điểm của quản lý kho bằng Excel

• Độ an toàn khá thấp, không có tính bảo mật và dễ dàng bị đánh cắp dữ liệu.
• Người dùng phải am hiểu và thành thạo các hàm trên excel vì các hàm rất phức tạp
• Không phù hợp cho các doanh nghiệp lớn
• Các thao tác sử dụng mất thời gian
• Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
• Không có chức năng thông báo hoạt động i

Các bước để thực hiện quản ý kho hàng bằng Excel

Bước 1: Tạo file mới

Bước 2: tạo số hàng và cột mà bạn muốn, ứng vào đó sẽ nhập các nội dung thao tác vào các ô cần thiết

Bước 3 : nhập liệu theo số liệu báo cáo

Sau khi đã lập và tạo file, chúng ta sẽ sử dụng các công thức hàm để tính toán số lượng tồn kho và giá trị hang tồn kho.

Các lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho

Cần thiết kế file Excel phù hợp với kho hàng của mình

Tùy vào mô hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp mà việc xây dựng file quản lý cũng khác nhau . Không nên rập khuôn tất cả các doanh nghiệp cùng một loại file giống nhau, việc này giúp cho doanh nghiệp lưu trữ được dữ liệu một cách thống nhất và chính xác.

Cần có kiến thức về Excel

Việc sử dụng phần mềm khá dễ dàng, tuy  nhiên bạn cần phải có những kiến thức cơ bản cũng như sự am hiểu về các loại hàm phức tạp trong Excel để có thể sử dụng các hàm này và tính toán một cách dễ dàng và không gây khó khăn khi sử dụng.

Lưu  ý khi sử dụng

Chú ý không nên nhâp các hàm tính để tránh lỗi cơ bản về giá trị hoặc lỗi tham chiếu. Chúng ta nên chỉnh độ rộng trước khi viết hàm để hàm được chính xác và dễ hiểu nhất

Bảo mật thông tin

Vì Excel  không có chức năng bảo vệ thông tin nên người sử dụng nên cân nhắc khi thực hiện những thao tác lưu trữ khác.

Trên đây là hệ thống những điểm lưu ý khi sử dụng excel để bạn có thể tiến hành trong kho để có thể tối ưu hoa việc lưu trữ hàng hóa. Hy vọng bài viết của chúng tôi sẽ đem lai cho bạn được nhiều điều bổ ích.

Coi bài nguyên văn tại : Quản lý kho hàng bằng file Excel

source https://xecogioichuyendung.com/quan-ly-kho-hang-bang-file-excel/