Số hóa kho hàng là gì?

Số hóa kho hàng: Khi công nghệ thời đại hiện nay phát triển, việc quản lý các hoạt động cũng trở nên dễ dàng khi hầu hết đại đa số doanh  nghiệp đều áp dụng hệ thống số hóa vào trong công việc kinh doanh của mình. Vậy hệ thống số hóa kho hàng là gì và tại sao số hóa kho hàng lại được đánh giá cao và được sử dụng ở hầu hết các hệ thống kinh doanh.

Bài viết dưới đây sẽ cho bạn thấy cái nhìn tổng quan về hệ thống số hóa kho hàng là gì và những ưu điểm mà hệ thống số hóa  kho hàng mang lại cho chúng ta.

Số hóa kho hàng là gì ?

Số hóa là việc sử dụng các tài liệu dạng văn bản, chữ viết tay hay bản in thành hệ thống mã hóa dưới dạng file được lưu trữ và sử dụng trong hệ thống máy tính. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng được quản lý hơn với một đội ngũ công nghệ thông tin chuyên nghiệp.

Tại sao phải số hóa tài liệu

Việc chuyển đổi từ hình thức lưu trữ tài liệu theo dạng thủ công sang hình thức lưu trữ tài liệu dạng số hóa  giúp cho nhiều doanh nghiệp, tổ chức hoạt động một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Vậy lý do nào cần phải số hóa tài liệu:

• Các tài liệu sau khi số hóa luôn được dễ dàng chia sẻ

Tất nhiên rằng, khi dùng tài liệu dạng giấy tờ sẽ khiến cho việc chia sẻ trở nên dễ dàng hơn. Với hệ thống số hóa, bạn chỉ cần gửi fax, mail hoặc bằng nhiều ứng dụng riêng biệt cho người khác mà không hề tốn bất kì chi phí vận chuyển nào. Khi số hóa tài liệu, một tập tin dữ liệu sẽ có thể cùng lúc nhiều người sử dụng và truy cập động thời, việc này giúp nâng cao  hiệu quả sản xuất và gia tăng năng suất làm việc.

• Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm

Phương pháp số hóa đảm bảo được an toàn dữ liệu so với các phương pháp thông thường. Các tài liệu được mã hóa theo một cách nhất định và không có nguy cơ bị mất, bị hư hỏng hay thất lạc hư việc sử dụng các tài liệu giấy tờ khác.  Việc này giúp cho việc tìm kiếm thông tin trở nên dễ dàng và nhanh hơn.

• Giảm thiểu không gian lưu trữ

Việc sử dụng nhà kho để có thể lưu trữ số lượng lớn tài liệu liên quan là việc tiêu tốn rất nhiều chi phí vận hành. Không chỉ liên quan tới chi phí giấy tờ lưu trữ mà còn là chi phí xây dựng, quản lý nhân công, chi phí quản lý rủi ro . Còn đối với lưu trữ tài liệu bằng hệ thống số hóa, tất cả chỉ tóm gọn bằng hệ thống quản lý ở máy tính một cách rất nhanh gọn và không mất nhiều thời gian.

• Giảm thiểu ô nhiễm môi trường

Tất nhiên khi sử dụng hệ thống số hóa, sẽ không cần tới việc dùng các tài iệu giấy tờ để có thể lưu trữ thông tin, điều này giúp cho việc giảm thải được lượng lớn giấy tờ được sử dụng, không gây ảnh hưởng tới môi trường.

Quy trình số hóa tài liệu

Nhìn chung quy trình số hóa tài liệu thường gồm 5 bước chính:

• Thu nhập tài liệu lưu trữ
• Chuẩn bị tài liệu
• Thiết lập hệ thống thông tin
• Kiểm tra tài liệu
• Nghiệm thu và bàn giao

Hiện nay, số hóa là một công việc bắt buộc các doanh nghiệp phải thực hiện  trong hệ thống của mình nếu không muốn bị tụt hậu về phía sau. Bài viết của chúng tôi đã liệt kê những vai trò của số hóa dành cho bạn, hi vọng sẽ đem lại nhiều thông tin bổ ích cho bạn đọc.

Xem bài nguyên mẫu tại : Số hóa kho hàng là gì?

source https://xecogioichuyendung.com/so-hoa-kho-hang-la-gi/